Réserver une salle de réunion à Neuchâtel ne devrait pas prendre trois jours d’appels téléphoniques. Dans les faits, c’est souvent le cas : les capacités annoncées ne correspondent pas aux configurations réelles, les forfaits cachent des suppléments, et personne ne vous dit si la salle a la lumière du jour avant que vous soyez sur place. L’Hôtel Beaulac loue sept salles modulables au bord du lac, à deux minutes du centre historique, et cet article vous donne les chiffres et les questions à poser pour réserver sans mauvaise surprise. Pour une demande précise, l’adresse directe est sales@beaulac.ch.
Sept salles, de la réunion à six au séminaire à trois cents
L’hôtel dispose de sept salles de réunion, toutes climatisées et modulables. La capacité maximale annoncée est de trois cents personnes, ce qui couvre aussi bien le comité de direction à six que l’assemblée générale d’une PME régionale ou la journée de formation d’un service entier.
Cette modularité est le point important, et c’est aussi là que se jouent les malentendus. Une salle de trente personnes en configuration théâtre n’en accueille que douze à quinze autour d’une table en U, et huit à dix en configuration conseil d’administration. Quand vous annoncez votre nombre de participants, précisez toujours la configuration que vous voulez, pas seulement l’effectif. C’est la différence entre une salle confortable et une salle où le dernier rang ne voit pas l’écran.
Un point à connaître avant de réserver : l’attribution de la salle dépend du nombre de participants que vous annoncez, et demander une salle plus grande que nécessaire peut entraîner un supplément. Si votre effectif est encore incertain, dites-le clairement au moment de la demande plutôt que de surestimer par précaution.
Ce que contient le forfait, et ce qu'il ne contient pas
L’hôtel travaille avec deux forfaits séminaire qui évitent d’avoir à chiffrer chaque poste séparément.
- Le forfait journée, affiché à CHF 98 par personne, comprend la salle équipée avec assistance technique, deux pauses-café le matin et l’après-midi, le repas de midi, les eaux minérales, une machine Nespresso et le Wi-Fi.
- Le forfait demi-journée, affiché à CHF 70 par personne, reprend la même salle et les mêmes services avec une seule pause-café, le matin ou l’après-midi, et le repas de midi.
L’assistance technique incluse mérite qu’on s’y arrête. Dans beaucoup d’établissements, « salle équipée » signifie qu’un projecteur est posé dans un coin et que vous vous débrouillez. Ici, c’est une prestation du forfait, ce qui change la nature de votre matinée si votre présentation refuse de s’afficher à neuf heures moins cinq.
Côté restauration, le forfait couvre un repas de midi servi en salle : un burger de bœuf ou de poulet accompagné d’une salade et d’un dessert, ou un assortiment de sushis. Deux formules permettent de monter en gamme, toutes deux à partir de vingt personnes. Le restaurant Lake Side propose un menu du jour de trois plats ou un buffet au choix du chef, avec un supplément de CHF 15 par personne. Le Skybar Waves, sur le toit, sert un cocktail dînatoire de douze à quinze bouchées, avec un supplément de CHF 45 par personne. Cette dernière option est celle qui transforme une journée de travail en vraie fin de journée, et c’est souvent elle qui fait la différence dans le souvenir que vos participants gardent de la session.
Une contrainte à anticiper : un menu unique est requis pour tous les participants. Les allergies sont prises en compte si elles sont communiquées à l’avance, et des alternatives végétariennes sont proposées, mais vous ne pourrez pas faire choisir chacun à la carte. Récoltez les régimes particuliers au moment des inscriptions, pas la veille.
L'accès, le vrai critère quand vos participants viennent de loin
C’est le facteur que l’on sous-estime en réservant et qui décide du taux de présence à neuf heures. La gare de Neuchâtel est desservie toutes les trente minutes par les InterCity de l’axe Lausanne-Bienne, toutes les heures par les trains de et vers Bâle, et toutes les heures par l’InterRegio qui relie La Chaux-de-Fonds à Berne. Fribourg est reliée toutes les trente minutes, Yverdon-les-Bains toutes les heures. Berne est à moins de quarante-trois kilomètres.
Depuis la gare, le funiculaire Fun’ambule descend vers le bas de la ville et le secteur de l’université, à proximité du bord du lac. L’hôtel dispose par ailleurs d’un parking, ce qui règle la question pour les participants qui viennent en voiture depuis le Jura ou le Val-de-Travers, où le train demande un changement.
Pour un groupe mixte, moitié romand moitié alémanique, Neuchâtel a un avantage de position réel : personne ne fait trois heures de trajet, et la journée peut commencer à une heure civilisée sans obliger la moitié de l’équipe à dormir sur place la veille.
Quand les participants restent dormir
Si votre séminaire se tient sur deux jours, l’hébergement se règle dans le même bâtiment. L’hôtel compte quatre-vingt-seize chambres réparties en sept catégories, de la chambre Confort à la Grande Suite, avec vue sur le lac ou sur la vieille ville. Toutes disposent de la literie suisse ELITE certifiée Ecolabel, d’une douche à effet pluie, d’un minibar et d’une machine Nespresso.
Une salle de fitness est accessible sept jours sur sept de six heures à vingt-deux heures, avec cardio et musculation. C’est un détail jusqu’au moment où un participant vous demande où courir avant la session du matin. En revanche, l’hôtel ne dispose ni de spa ni de piscine : si c’est un critère pour votre groupe, autant le savoir maintenant.
Pour les sessions qui se prolongent, une suite peut être utilisée pour une réunion privée en petit comité, ce qui évite de mobiliser une salle entière pour un entretien à quatre.
Réserver, concrètement
Les demandes de salles et de banquets passent par Madame Véronique Gindrat, responsable banquets et séminaires, à l’adresse sales@beaulac.ch ou au +41 32 723 11 11. Préparez votre demande avec l’effectif, la configuration souhaitée, les dates, les horaires de début et de fin, le besoin en restauration et le nombre de chambres éventuelles : vous obtiendrez une proposition ferme en un échange au lieu de trois.
Si vous en êtes encore à choisir la destination plutôt que la salle, notre article sur l’organisation d’un séminaire d’entreprise à Neuchâtel aborde la question en amont, avec les arguments de la région et les activités possibles autour de la journée de travail. Et si votre événement est une fête plutôt qu’une réunion, la page consacrée aux banquets et réceptions privées correspond mieux à votre besoin. Dans tous les cas, écrivez à sales@beaulac.ch avec vos dates : la disponibilité des salles sur les périodes de forte demande se joue plusieurs mois à l’avance.
